Termini e Condizioni Generali di Contratto e di Fornitura dei Servizi UfficioSmart AI

I presenti Termini e Condizioni sono pubblicati sul sito UfficioSmart AI al fine di renderli facilmente consultabili.

La loro pubblicazione sul sito non comporta, di per sé, la conclusione di alcun contratto.

I presenti Termini diventano parte integrante del rapporto contrattuale tra la Società e il Cliente quando sono espressamente richiamati nell'Offerta, nell'Ordine o in altro documento contrattuale accettato dal Cliente.

Articolo 1 – Società e ambito di applicazione

1.1. I presenti Termini e Condizioni Generali di Contratto e di Fornitura dei Servizi, di seguito “Termini”, disciplinano la fornitura dei servizi denominati UfficioSmart AI da parte di FLUIDAMENTE S.R.L., P.IVA 13537461009, con sede legale in Via Canton, 71 – 00144 Roma (RM), e-mail: comunicazioni@ufficiosmart.it, di seguito anche “Società”.

1.2. I Servizi UfficioSmart AI sono destinati a imprese, società, enti, professionisti e altri soggetti che agiscono nell'ambito della propria attività imprenditoriale, commerciale o professionale, di seguito “Cliente”.

1.3. Il Cliente dichiara pertanto di utilizzare i Servizi per finalità professionali e non in qualità di consumatore.

1.4. Qualora trovassero comunque applicazione norme inderogabili previste dalla legge, tali norme prevalgono sulle eventuali disposizioni incompatibili dei presenti Termini.

1.5. Il rapporto contrattuale tra la Società e il Cliente è costituito, secondo quanto applicabile, da:

• Offerta o Ordine sottoscritto dal Cliente;
• presenti Termini;
• eventuale Data Processing Agreement;
• eventuali allegati tecnici;
• eventuali Service Level Agreement;
• eventuali condizioni specifiche relative a personalizzazioni o sviluppi dedicati.

1.6. In caso di contrasto tra i presenti Termini e una condizione espressamente concordata nell'Offerta o nell'Ordine, prevale quest'ultima limitatamente alla materia specificamente disciplinata.

Articolo 2 – Definizioni

Ai fini dei presenti Termini:

“UfficioSmart AI” o “Piattaforma” indica l'ecosistema software e di servizi messo a disposizione dalla Società per la gestione di contatti, lead, clienti, opportunità, comunicazioni, appuntamenti, attività, automazioni e processi aziendali.

“LeadSmart” indica il modulo o insieme di servizi dedicati all'acquisizione, registrazione, gestione, qualificazione e successiva gestione commerciale dei lead.

“Agenti AI” indica le funzionalità basate su sistemi di intelligenza artificiale offerte nell'ambito di UfficioSmart AI.

“Lumen” indica l'Agente AI Conversazionale utilizzabile, secondo la configurazione acquistata, per conversazioni digitali, raccolta informazioni, qualificazione, gestione di richieste e altre attività previste dal processo configurato.

“Eureka” indica l'Agente AI Vocale utilizzabile, secondo la configurazione acquistata, per interazioni telefoniche, raccolta informazioni, qualificazione, gestione di richieste e altre attività previste dal processo configurato.

“Agenti Smart” indica la soluzione dedicata alla gestione degli appuntamenti e delle risorse sul territorio mediante l'elaborazione di informazioni relative ad agenda, indirizzi, distanze, tempi di percorrenza, percorsi e deviazioni.

“Servizi” indica complessivamente i moduli, le funzionalità, le configurazioni, le integrazioni, le automazioni e gli eventuali servizi professionali acquistati dal Cliente.

“Ordine” indica l'offerta commerciale, il preventivo, il contratto, il modulo d'ordine o altro documento accettato dal Cliente nel quale sono individuati i Servizi acquistati e le relative condizioni economiche.

“Dati del Cliente” indica dati, informazioni, documenti, contatti, contenuti e altri elementi inseriti, importati o trattati dal Cliente attraverso i Servizi.

“Utente Autorizzato” indica una persona autorizzata dal Cliente a utilizzare uno o più Servizi.

“Provider Terzi” indica soggetti che forniscono infrastrutture, servizi cloud, telefonia, messaggistica, email, intelligenza artificiale, servizi cartografici, API, piattaforme pubblicitarie o altri servizi tecnici collegati al funzionamento di UfficioSmart AI.

Articolo 3 – Oggetto del contratto

3.1. La Società mette a disposizione del Cliente, per la durata del rapporto contrattuale, i Servizi specificamente individuati nell'Ordine.

3.2. UfficioSmart AI è una piattaforma modulare e, in funzione della configurazione acquistata, può comprendere:

• CRM e gestione dei contatti;
• pipeline commerciali;
• calendari e appuntamenti;
• attività e task;
• comunicazioni;
• automazioni e workflow;
• dashboard e report;
• LeadSmart;
• Lumen;
• Eureka;
• Agenti Smart;
• integrazioni con sistemi esterni;
• applicazioni e interfacce personalizzate;
• configurazione;
• consulenza;
• onboarding;
• formazione;
• assistenza.

3.3. Il Cliente acquisisce esclusivamente il diritto di utilizzare i Servizi indicati nell'Ordine.

3.4. Funzioni illustrate sul sito, in demo, mockup, presentazioni o materiali commerciali hanno finalità descrittiva e non si intendono incluse nel contratto se non espressamente previste nell'Ordine.

3.5. Eventuali configurazioni o funzionalità sviluppate successivamente all'attivazione saranno oggetto di separato accordo quando comportino attività o costi ulteriori.

Articolo 4 – Conclusione del contratto

4.1. UfficioSmart AI non viene acquistato mediante il semplice utilizzo del sito internet.

4.2. Il contratto si perfeziona mediante l'accettazione da parte del Cliente dell'Ordine predisposto dalla Società.

4.3. L'Ordine individua almeno:

• Servizi acquistati;
• condizioni economiche;
• eventuale setup iniziale;
• eventuali costi a consumo;
• durata;
• modalità di pagamento;
• eventuale rinnovo;
• eventuali servizi professionali o personalizzazioni.

4.4. I presenti Termini vengono messi a disposizione del Cliente prima della conclusione del contratto mediante collegamento alla relativa pagina del sito e/o mediante copia allegata o resa disponibile insieme all'Ordine.

4.5. La versione applicabile è quella espressamente richiamata nell'Ordine o comunque resa disponibile al Cliente al momento della relativa accettazione.

4.6. La Società conserva traccia delle versioni precedentemente applicate ai rapporti contrattuali.

4.7. Le clausole che richiedono specifica approvazione ai sensi degli artt. 1341 e 1342 del Codice Civile vengono sottoposte al Cliente per separata approvazione nell'ambito della documentazione contrattuale, quando applicabile.

Articolo 5 – Attivazione e account

5.1. L'attivazione avviene secondo modalità e tempistiche indicate nell'Ordine o concordate durante la fase di onboarding.

5.2. Il Cliente deve fornire tempestivamente le informazioni, gli accessi e i materiali necessari alla configurazione.

5.3. Eventuali ritardi dovuti alla mancata o tardiva collaborazione del Cliente possono comportare uno slittamento delle tempistiche di attivazione.

5.4. Il Cliente è responsabile della correttezza delle informazioni fornite.

5.5. Le credenziali di accesso devono essere conservate con adeguate misure di sicurezza.

5.6. Il Cliente è responsabile della gestione dei propri Utenti Autorizzati e delle relative autorizzazioni.

5.7. Il Cliente deve informare tempestivamente la Società in caso di perdita delle credenziali, accessi non autorizzati o altri eventi che possano compromettere la sicurezza dell'account.

Articolo 6 – Corrispettivi e pagamenti

6.1. Corrispettivi, costi di setup, canoni, servizi professionali, periodicità e modalità di pagamento sono quelli indicati nell'Ordine.

6.2. Salvo diversa indicazione, gli importi si intendono al netto dell'IVA.

6.3. Alcune funzionalità possono comportare costi variabili o a consumo, inclusi, a titolo esemplificativo:

• telefonate;
• SMS;
• messaggi WhatsApp;
• email;
• utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale;
• servizi cartografici;
• API;
• ulteriori servizi di Provider Terzi.

6.4. Gli eventuali costi variabili e i relativi criteri di calcolo vengono comunicati al Cliente nell'Ordine, nel piano commerciale o nella documentazione relativa al Servizio.

6.5. La Società non presenterà come “illimitata” una funzionalità soggetta a limiti o costi di Provider Terzi salvo che tali costi siano espressamente inclusi nel prezzo concordato.

6.6. In caso di ritardo nei pagamenti possono trovare applicazione gli interessi e le altre conseguenze previste dalla normativa vigente in materia di transazioni commerciali.

6.7. Eventuali penali o costi conseguenti alla cessazione anticipata devono essere espressamente indicati nell'Ordine e sono applicabili esclusivamente nei limiti consentiti dalla normativa vigente.

Articolo 7 – Provider Terzi

7.1. Alcune funzionalità di UfficioSmart AI dipendono da infrastrutture o servizi forniti da Provider Terzi.

7.2. Possono rientrare tra tali servizi:

• servizi cloud;
• telefonia;
• WhatsApp e altri servizi di messaggistica;
• SMS;
• email;
• modelli o infrastrutture AI;
• servizi cartografici;
• piattaforme pubblicitarie;
• sistemi di pagamento;
• API e integrazioni esterne.

7.3. Tali servizi possono essere modificati, sospesi o cessati dai rispettivi fornitori e possono essere soggetti a proprie condizioni tecniche ed economiche.

7.4. La Società non risponde delle interruzioni direttamente ed esclusivamente imputabili a Provider Terzi e non ragionevolmente controllabili dalla Società.

7.5. Resta ferma la responsabilità della Società per le attività che rientrano direttamente nei propri obblighi contrattuali, compresa la corretta configurazione delle integrazioni affidatele.

7.6. Qualora una modifica di un Provider Terzo renda impossibile mantenere una funzionalità, la Società informerà il Cliente e, ove ragionevolmente possibile, valuterà soluzioni tecniche alternative.

Articolo 8 – Obblighi del Cliente e utilizzo consentito

8.1. Il Cliente utilizza UfficioSmart AI nel rispetto della normativa applicabile e dei diritti di terzi.

8.2. Il Cliente è responsabile dei dati e dei contenuti che decide di inserire o trattare mediante la Piattaforma.

8.3. Il Cliente deve disporre delle basi giuridiche, informative, consensi o ulteriori presupposti necessari per i trattamenti e le comunicazioni effettuate per propria iniziativa tramite i Servizi.

8.4. In particolare, il Cliente è responsabile della liceità delle liste e dei destinatari utilizzati per:

• email;
• WhatsApp;
• SMS;
• telefonate;
• campagne di ricontatto;
• follow-up;
• ulteriori comunicazioni commerciali.

8.5. Restano ferme le responsabilità della Società per le attività che essa eventualmente svolga direttamente e autonomamente nell'ambito di specifici servizi espressamente affidati nell'Ordine.

8.6. Il Cliente non può utilizzare UfficioSmart AI per attività illecite, fraudolente, ingannevoli o lesive dei diritti di terzi.

8.7. Sono inoltre vietati:

• accessi non autorizzati ai sistemi;
• introduzione di malware;
• aggiramento delle misure di sicurezza;
• reverse engineering nei limiti vietati dalla legge;
• utilizzi destinati a compromettere il funzionamento della Piattaforma;
• utilizzi di sistemi AI vietati dalla normativa applicabile.

Articolo 9 – Funzionalità di intelligenza artificiale

9.1. Alcuni Servizi possono utilizzare sistemi di intelligenza artificiale.

9.2. Tali sistemi possono essere utilizzati, in funzione della configurazione concordata, per:

• conversazioni;
• telefonate;
• raccolta di informazioni;
• classificazione;
• qualificazione dei contatti;
• gestione di richieste;
• appuntamenti;
• attività operative;
• generazione o rielaborazione di contenuti.

9.3. Le funzionalità AI hanno natura probabilistica e possono generare output inesatti, incompleti o non adeguati alla specifica situazione.

9.4. La Società non presenta né garantisce gli output AI come infallibili.

9.5. Il processo viene configurato definendo, per quanto applicabile:

• obiettivi;
• istruzioni;
• informazioni utilizzabili;
• azioni consentite;
• limiti;
• casi di escalation verso un operatore umano.

9.6. Le Parti adempiono agli obblighi previsti dalla normativa sull'intelligenza artificiale per quanto di rispettiva competenza.

9.7. Quando il sistema è destinato a interagire direttamente con persone fisiche, la Società mette a disposizione modalità idonee a rendere riconoscibili l'interazione con un sistema AI nei casi previsti dalla normativa applicabile.

9.8. Il Cliente non deve eliminare, aggirare o disabilitare gli strumenti di trasparenza previsti dal Servizio quando necessari.

9.9. Il Cliente assicura che il personale che utilizza o supervisiona le funzionalità AI riceva informazioni e istruzioni adeguate rispetto alle attività svolte.

9.10. Gli Agenti AI non devono essere utilizzati per assumere decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sulle persone salvo che tale utilizzo sia stato specificamente valutato e configurato nel rispetto della normativa applicabile.

9.11. Salvo specifico progetto oggetto di separata valutazione legale e tecnica, UfficioSmart AI non è destinato a utilizzi di AI soggetti a regimi ad alto rischio o particolarmente regolamentati quali, a titolo esemplificativo, selezione o valutazione automatizzata del personale, valutazione dell'affidabilità creditizia, diagnosi mediche o utilizzi biometrici.

9.12. Qualora Eureka o altra funzionalità preveda la registrazione o trascrizione delle conversazioni telefoniche, tale funzionalità deve essere espressamente attivata e utilizzata nel rispetto degli obblighi di informazione e delle basi giuridiche applicabili.

9.13. Il Cliente resta responsabile delle decisioni commerciali e organizzative assunte sulla base degli output AI, fatte salve le responsabilità proprie della Società relative alla fornitura del Servizio.

Articolo 10 – Agenti Smart e gestione del territorio

10.1. Agenti Smart è una soluzione destinata a supportare l'organizzazione degli appuntamenti e delle risorse che operano sul territorio.

10.2. Nella configurazione ordinaria, Agenti Smart può utilizzare informazioni quali:

• indirizzi degli appuntamenti;
• agenda degli agenti;
• disponibilità;
• appuntamenti precedenti e successivi;
• distanze;
• tempi stimati di percorrenza;
• percorsi;
• deviazioni o detour.

10.3. L'elaborazione di tali informazioni non implica necessariamente la localizzazione in tempo reale dell'agente.

10.4. Eventuali funzionalità di rilevazione o utilizzo della posizione geografica in tempo reale di dipendenti, collaboratori o agenti devono essere espressamente previste nell'Ordine o in separata documentazione tecnica.

10.5. Qualora venga attivata una funzionalità di localizzazione riconducibile a lavoratori, le Parti verificano preventivamente i relativi presupposti giuridici e gli adempimenti applicabili.

10.6. Il Cliente, quale datore di lavoro o soggetto che determina le modalità di impiego dei propri collaboratori, resta responsabile degli obblighi che gli competono ai sensi della normativa lavoristica e della protezione dei dati, incluse, ove applicabili, le procedure previste dall'art. 4 della Legge 20 maggio 1970 n. 300.

10.7. Distanze, percorsi e tempi di viaggio sono stime che possono dipendere da dati cartografici di terzi, condizioni della viabilità, traffico e circostanze non controllabili dalla Società.

10.8. Agenti Smart è uno strumento di supporto alla pianificazione e non sostituisce la decisione dell'operatore salvo che nell'Ordine sia espressamente prevista una diversa automazione.

Articolo 11 – Protezione dei dati personali

11.1. Ciascuna Parte tratta i dati personali nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e della normativa applicabile.

11.2. I ruoli privacy sono determinati in relazione alle effettive finalità e modalità del trattamento.

11.3. Quando la Società tratta dati personali per conto del Cliente sulla base delle istruzioni di quest'ultimo, il Cliente opera quale Titolare del trattamento e la Società quale Responsabile del trattamento.

11.4. Tali trattamenti sono disciplinati mediante un Data Processing Agreement ai sensi dell'art. 28 GDPR, che costituisce parte integrante del rapporto contrattuale.

11.5. Il DPA disciplina, tra l'altro:

• materia e durata del trattamento;
• natura e finalità;
• categorie di dati;
• categorie di interessati;
• istruzioni del Cliente;
• misure di sicurezza;
• sub-responsabili;
• trasferimenti internazionali;
• richieste degli interessati;
• data breach;
• restituzione e cancellazione dei dati.

11.6. Quando la Società determina autonomamente finalità e mezzi di uno specifico trattamento, opera per tale trattamento secondo il ruolo previsto dalla normativa applicabile e fornisce le relative informazioni agli interessati.

11.7. La Privacy Policy pubblicata sul sito riguarda i trattamenti effettuati in relazione al sito e alle attività per le quali la Società agisce come Titolare e non sostituisce il DPA relativo ai dati gestiti attraverso la Piattaforma per conto dei Clienti.

Articolo 12 – Dati e contenuti del Cliente

12.1. La sottoscrizione di UfficioSmart AI non determina alcun trasferimento alla Società dei diritti del Cliente sui propri contenuti, documenti e dati.

12.2. La Società può trattare i Dati del Cliente esclusivamente nella misura necessaria:

• all'erogazione dei Servizi;
• all'assistenza;
• alla sicurezza;
• all'adempimento degli obblighi contrattuali;
• agli obblighi di legge;
• alle ulteriori finalità eventualmente concordate.

12.3. Il trattamento dei dati personali è in ogni caso disciplinato dal GDPR e, ove applicabile, dal DPA.

12.4. Il Cliente garantisce di avere titolo per caricare e utilizzare nella Piattaforma i contenuti e i materiali forniti.

Articolo 13 – Sicurezza

13.1. La Società adotta misure tecniche e organizzative appropriate rispetto ai rischi connessi ai Servizi forniti.

13.2. Nessun sistema informatico può essere considerato completamente immune da vulnerabilità, attacchi o indisponibilità.

13.3. La Società non garantisce pertanto l'assenza assoluta di incidenti di sicurezza.

13.4. In caso di incidente che coinvolga dati personali trattati per conto del Cliente, vengono applicate le procedure previste dal DPA e dalla normativa applicabile.

13.5. Il Cliente è responsabile della sicurezza dei propri dispositivi, delle credenziali e delle configurazioni direttamente sotto il proprio controllo.

Articolo 14 – Disponibilità, manutenzione e assistenza

14.1. La Società eroga i Servizi con diligenza professionale.

14.2. Salvo diverso SLA espressamente sottoscritto, non viene garantita una percentuale minima di disponibilità del Servizio.

14.3. La Piattaforma può essere temporaneamente indisponibile per:

• manutenzione;
• aggiornamenti;
• interventi di sicurezza;
• malfunzionamenti;
• cause di forza maggiore;
• problemi dei Provider Terzi.

14.4. Quando ragionevolmente possibile, le manutenzioni programmate aventi impatto significativo vengono comunicate preventivamente.

14.5. Modalità, orari e livelli di assistenza sono quelli previsti nell'Ordine o nel piano acquistato.

Articolo 15 – Proprietà intellettuale

15.1. Restano di proprietà della Società o dei rispettivi licenzianti i diritti relativi a:

• software;
• Piattaforma;
• marchi;
• interfacce;
• componenti;
• librerie;
• workflow generici;
• documentazione;
• configurazioni riutilizzabili;
• know-how;
• tecnologie preesistenti.

15.2. Il Cliente riceve esclusivamente un diritto di utilizzo dei Servizi per la durata del contratto.

15.3. I marchi, documenti, immagini, testi, database e materiali del Cliente restano nella disponibilità dei rispettivi titolari.

15.4. Per sviluppi o applicazioni realizzati specificamente per il Cliente, l'Ordine indica, quando necessario, il regime dei relativi diritti di proprietà intellettuale.

15.5. Salvo diverso accordo scritto, componenti software, librerie, framework, logiche generiche, integrazioni e know-how riutilizzabili restano nella disponibilità della Società.

15.6. Il Cliente non può rivendere, sublicenziare, distribuire o rendere disponibile a terzi la Piattaforma salvo autorizzazione scritta.

Articolo 16 – Evoluzione e modifica dei Servizi

16.1. UfficioSmart AI è una piattaforma soggetta a evoluzione tecnologica.

16.2. La Società può effettuare aggiornamenti necessari a:

• migliorare il Servizio;
• aumentarne la sicurezza;
• correggere problemi;
• adeguarsi alla normativa;
• mantenere compatibilità con Provider Terzi;
• sostituire componenti obsoleti.

16.3. La Società non eliminerà, per quanto ragionevolmente possibile, durante il periodo contrattuale una funzionalità essenziale espressamente acquistata senza:

a) offrire una soluzione sostanzialmente equivalente; oppure

b) informare il Cliente e concordare una soluzione appropriata.

16.4. Le modifiche che producano un impatto sostanziale negativo sul Servizio acquistato vengono comunicate con congruo preavviso, salvo necessità urgenti di sicurezza, legge o cause esterne non controllabili.

Articolo 17 – Responsabilità

17.1. Ciascuna Parte risponde dell'inadempimento dei propri obblighi secondo la normativa applicabile.

17.2. La Società non garantisce specifici risultati economici o commerciali derivanti dall'utilizzo di UfficioSmart AI.

17.3. In particolare, non vengono garantiti quantitativi minimi di:

• lead;
• appuntamenti;
• conversioni;
• vendite;
• fatturato;
• risparmio economico.

17.4. La Società non risponde degli effetti derivanti da:

• dati errati forniti dal Cliente;
• configurazioni modificate dal Cliente senza autorizzazione;
• utilizzo contrario alle istruzioni;
• decisioni commerciali assunte autonomamente dal Cliente;
• comunicazioni illegittime effettuate dal Cliente;
• indisponibilità esclusivamente imputabili a Provider Terzi;
• utilizzi illegittimi della geolocalizzazione;
• impieghi dell'AI contrari alla normativa o alle finalità concordate.

17.5. Le esclusioni di cui sopra non si applicano qualora il danno sia direttamente imputabile a un inadempimento della Società.

17.6. Salvo dolo, colpa grave e responsabilità che non possono essere limitate dalla legge, la responsabilità complessiva della Società nei rapporti tra le Parti per danni derivanti da inadempimento contrattuale è limitata all'importo complessivamente corrisposto dal Cliente per i Servizi interessati nei dodici mesi precedenti l'evento da cui deriva la responsabilità.

17.7. Se il rapporto ha durata inferiore a dodici mesi, il limite è costituito dagli importi effettivamente corrisposti nel periodo di durata del rapporto.

17.8. Nessuna disposizione dei presenti Termini limita responsabilità inderogabili previste dalla legge né responsabilità verso interessati o Autorità che non possano essere contrattualmente escluse o limitate.

Articolo 18 – Pretese di terzi e manleva

18.1. Il Cliente tiene indenne la Società dalle pretese avanzate da terzi che derivino direttamente da:

• contenuti illeciti forniti dal Cliente;
• utilizzo dei Servizi contrario alla legge;
• violazione da parte del Cliente di diritti di terzi;
• campagne o comunicazioni effettuate senza i necessari presupposti;
• utilizzo illegittimo di dati personali;
• utilizzo illegittimo di sistemi di localizzazione;
• uso dei Servizi contrario alle istruzioni concordate.

18.2. La manleva non opera per la parte di danno derivante da fatto, errore o inadempimento imputabile alla Società.

18.3. In caso di pretesa di terzi, la Società informa ragionevolmente il Cliente e consente, nei limiti compatibili con la tutela dei propri interessi, la partecipazione alla gestione della contestazione.

Articolo 19 – Durata, rinnovo e cessazione

19.1. Durata del contratto e periodicità dei Servizi sono indicate nell'Ordine.

19.2. Le condizioni di rinnovo, ove previste, devono essere espressamente indicate nell'Ordine.

19.3. In assenza di espressa previsione nell'Ordine, non si presume alcun rinnovo automatico.

19.4. Qualora l'Ordine preveda rinnovo automatico, devono essere indicate anche modalità e termini per la disdetta.

19.5. Ciascuna Parte può risolvere il contratto in caso di grave inadempimento dell'altra Parte non sanato entro il termine indicato in una comunicazione scritta, normalmente non inferiore a 15 giorni.

19.6. La sanatoria non è richiesta qualora la violazione sia per sua natura insanabile o consista in un utilizzo illecito o fraudolento tale da rendere necessaria la cessazione immediata del Servizio.

19.7. Alla cessazione del rapporto termina il diritto di utilizzo della Piattaforma, fatti salvi i diritti di recupero ed esportazione dei dati.

Articolo 20 – Sospensione del Servizio

20.1. La Società può sospendere in tutto o in parte il Servizio quando ragionevolmente necessario per:

• mancato pagamento;
• grave violazione dei Termini;
• utilizzi illeciti o fraudolenti;
• rischio concreto per la sicurezza;
• protezione di sistemi, Cliente o terzi;
• ordine dell'Autorità;
• violazione delle condizioni di Provider Terzi essenziali.

20.2. Salvo situazioni urgenti, la Società informa preventivamente il Cliente della causa della sospensione e, ove possibile, concede un termine per porvi rimedio.

20.3. La sospensione deve essere proporzionata alla causa che l'ha determinata.

20.4. Il Servizio viene ripristinato quando vengono meno i presupposti della sospensione, salvo che ricorrano le condizioni per la risoluzione del contratto.

Articolo 21 – Esportazione, portabilità e switching

21.1. Il Cliente ha diritto di recuperare ed esportare i propri dati secondo le funzionalità disponibili e la normativa applicabile.

21.2. Per i Servizi che rientrano nell'ambito di applicazione del Regolamento (UE) 2023/2854 – Data Act, la Società applica le disposizioni relative allo switching tra servizi di trattamento dati.

21.3. Quando tali disposizioni sono applicabili, il Cliente può richiedere:

• il passaggio a un diverso provider;
• il trasferimento verso un'infrastruttura propria;
• l'esportazione dei dati e delle risorse digitali esportabili;
• la cancellazione dei dati esportabili alla cessazione del Servizio.

21.4. Il periodo massimo di preavviso per l'avvio dello switching non supera due mesi nei casi soggetti al Data Act.

21.5. Il processo di transizione viene effettuato nei termini previsti dalla normativa applicabile e, salvo impossibilità tecnica debitamente giustificata, entro il periodo transitorio massimo previsto dal Data Act.

21.6. Nei casi previsti dalla normativa, viene garantito un periodo di recupero dei dati di almeno 30 giorni di calendario successivi alla conclusione del periodo transitorio.

21.7. Il Cliente può beneficiare degli ulteriori diritti di estensione della fase transitoria previsti dalla normativa applicabile.

21.8. Le categorie e i formati dei dati esportabili, nonché le eventuali limitazioni tecniche conosciute, sono descritti nella documentazione tecnica o nella Scheda di Portabilità Dati resa disponibile al Cliente prima della sottoscrizione del contratto.

21.9. La Società mantiene, nei casi richiesti dalla normativa, un registro aggiornato delle strutture e dei formati disponibili per la portabilità, il cui riferimento viene comunicato nella documentazione contrattuale o tecnica.

21.10. Fino all'11 gennaio 2027 eventuali costi di switching vengono applicati esclusivamente nei limiti consentiti dalla normativa e non possono superare i costi direttamente connessi al processo ove il Data Act trovi applicazione.

21.11. Dal 12 gennaio 2027, nei casi soggetti al Data Act, non vengono applicati switching charges.

21.12. Dopo la conclusione del periodo di recupero applicabile, la Società può procedere alla cancellazione dei dati dai sistemi attivi, salvo:

• obblighi legali;
• istruzioni previste dal DPA;
• tempi tecnici dei backup;
• ulteriori periodi concordati.

21.13. La cancellazione dai backup avviene secondo i relativi cicli tecnici di conservazione.

21.14. L'esportazione dei Dati del Cliente non comprende:

• codice sorgente;
• algoritmi proprietari;
• know-how;
• segreti commerciali;
• componenti software;
• dati interni necessari esclusivamente al funzionamento tecnico della Piattaforma,

salvo quanto diversamente previsto dalla normativa applicabile.

21.15. Nei casi in cui una specifica soluzione personalizzata rientri nel regime speciale previsto dal Data Act per determinati servizi custom-built, trovano applicazione le eventuali esclusioni previste dalla normativa e il Cliente ne viene informato prima della conclusione del contratto.

Articolo 22 – Forza maggiore

22.1. Nessuna Parte è responsabile per ritardi o inadempimenti dovuti a eventi straordinari non ragionevolmente prevedibili o controllabili.

22.2. Possono rientrare, in funzione delle circostanze:

• calamità naturali;
• guerre;
• atti di terrorismo;
• provvedimenti delle autorità;
• blackout generalizzati;
• indisponibilità estese delle reti;
• eventi informatici eccezionali;
• indisponibilità generalizzate di infrastrutture essenziali.

22.3. La Parte interessata informa l'altra Parte non appena ragionevolmente possibile e adotta misure adeguate per limitare le conseguenze dell'evento.

22.4. Qualora la situazione si protragga per un periodo tale da rendere sostanzialmente impossibile l'esecuzione del contratto, le Parti valutano la cessazione o modifica del rapporto secondo buona fede.

Articolo 23 – Modifiche ai presenti Termini

23.1. La Società può aggiornare i presenti Termini per:

• modifiche normative;
• evoluzioni tecnologiche;
• esigenze di sicurezza;
• variazioni dell'architettura dei Servizi;
• modifica dei Provider Terzi;
• introduzione o modifica di funzionalità.

23.2. La pubblicazione sul sito di una nuova versione non modifica automaticamente i contratti già in essere quando la precedente versione costituisce parte integrante dell'Ordine.

23.3. Le modifiche sostanziali destinate ad applicarsi a rapporti già in essere vengono comunicate al Cliente con almeno 30 giorni di preavviso, salvo necessità urgenti derivanti dalla legge o dalla sicurezza.

23.4. Qualora una modifica sostanziale produca un significativo impatto negativo sul Cliente, quest'ultimo può recedere prima della sua entrata in vigore senza penali riferite esclusivamente alla modifica, salvo che essa sia necessaria per adempiere a obblighi inderogabili di legge.

23.5. La Società conserva evidenza delle versioni precedenti.

Articolo 24 – Comunicazioni

24.1. Le comunicazioni relative al rapporto contrattuale vengono inviate ai recapiti indicati dalle Parti.

24.2. Il Cliente è tenuto a mantenere aggiornati i propri recapiti.

24.3. Le comunicazioni tecniche, amministrative, operative, di sicurezza o strettamente connesse all'esecuzione del contratto non costituiscono comunicazioni promozionali.

24.4. Le comunicazioni commerciali ulteriori vengono effettuate nel rispetto della normativa applicabile.

24.5. Le comunicazioni alla Società possono essere inviate a:

comunicazioni@ufficiosmart.it

salvo diverso recapito indicato nell'Ordine.

Articolo 25 – Riservatezza

25.1. Ciascuna Parte mantiene riservate le informazioni tecniche, commerciali, organizzative o strategiche dell'altra Parte di cui venga a conoscenza nell'ambito del rapporto.

25.2. Le informazioni riservate possono essere utilizzate esclusivamente per l'esecuzione del contratto.

25.3. L'obbligo non si applica alle informazioni che:

• siano già pubbliche;
• diventino pubbliche senza violazione del contratto;
• fossero legittimamente già conosciute;
• siano legittimamente ricevute da terzi;
• debbano essere comunicate per obbligo di legge.

25.4. Gli obblighi di riservatezza continuano dopo la cessazione del contratto per un periodo ragionevole e, con riferimento ai segreti commerciali, per tutto il tempo in cui le informazioni mantengano tale natura.

Articolo 26 – Legge applicabile e foro

26.1. I presenti Termini e i contratti ai quali sono applicati sono disciplinati dalla legge italiana.

26.2. Le Parti si impegnano, ove possibile, a tentare preliminarmente una composizione bonaria delle controversie.

26.3. Salve eventuali competenze inderogabili previste dalla legge, per ogni controversia relativa al rapporto contrattuale è competente in via esclusiva il Foro di Roma.

Articolo 27 – Disposizioni finali

27.1. L'eventuale invalidità o inefficacia di una disposizione non determina l'invalidità delle restanti clausole.

27.2. Le Parti si impegnano a sostituire l'eventuale clausola invalida con una disposizione lecita che ne preservi, per quanto possibile, la funzione economica.

27.3. Il mancato esercizio di un diritto non costituisce rinuncia allo stesso.

27.4. Il Cliente non può cedere il contratto a terzi senza consenso scritto della Società, salvo diverso accordo o disposizione inderogabile di legge.

27.5. La Società può trasferire il rapporto nell'ambito di operazioni di fusione, acquisizione, conferimento o trasferimento d'azienda o ramo d'azienda, garantendo la continuità dei diritti contrattuali del Cliente.

27.6. La Società può avvalersi di collaboratori e subfornitori per l'esecuzione del contratto, restando responsabile delle attività affidate secondo quanto previsto dalla legge e dal contratto.

27.7. Per i trattamenti di dati personali effettuati da sub-responsabili si applicano le specifiche condizioni del DPA.

Specifica approvazione delle clausole

Quando i presenti Termini vengono utilizzati come condizioni generali predisposte dalla Società, il Cliente è chiamato ad approvare separatamente, ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 del Codice Civile, ove applicabili:

Articolo 7.4 – limitazioni relative alle indisponibilità imputabili a Provider Terzi;

Articolo 14.2 – assenza di SLA salvo specifico accordo;

Articolo 17.6 e 17.7 – limitazione della responsabilità;

Articolo 19.4 – eventuale rinnovo automatico quando previsto nell'Ordine;

Articolo 20 – facoltà di sospensione dei Servizi;

Articolo 23 – modifica dei Termini durante il rapporto;

Articolo 26.3 – competenza esclusiva del Foro di Roma.

La specifica approvazione deve risultare dalla documentazione contrattuale e non è sostituita dalla semplice pubblicazione dei presenti Termini sul sito.